Mengentoleranzen für Werbe-Trinkgefäße – welche Stückzahlen zu vereinbaren sind
Halten Sie bei Werbe-Trinkgefäßen fest, wie weit die Stückzahl von der Bestellung abweichen darf, für welche Menge die Toleranz gilt und welche Menge abgerechnet wird. Eine Agentur muss zusätzlich die Mindestmenge nutzbarer Einheiten für die Kundenveranstaltung festlegen. Aus einer vereinbarten Fertigungstoleranz ergibt sich noch nicht, wie viele verwendbare Geschenke der Kunde erhält oder bezahlt.
Legen Sie die zulässige Abweichung von der bestellten Menge fest, auf welche Stückzahl sie sich bezieht und was abgerechnet wird. Definieren Sie die bestellte, verpackte und versandte, erhaltene, nutzbare und abrechenbare Menge getrennt. Verwenden Sie dieselbe Zähleinheit. Ein Becher, ein Becher in einer Schachtel und ein Geschenkset sind unterschiedliche Einheiten. Halten Sie fest, ob Mehrmengen, Mindermengen oder beides zulässig sind, und legen Sie die Grenzen je Produktposition fest. Kennzeichnen Sie Positionen mit exakter Stückzahl. Lassen Sie sich den Rechnungsbetrag an beiden Grenzen der Toleranzspanne vorrechnen. Behandeln Sie Mängel und fehlende Teile getrennt von der Mengentoleranz. Agenturen halten zusätzlich fest, wie viele verwendbare Einheiten ihre Kunden mindestens für die Veranstaltung brauchen. BG Drinkware, ein Hersteller von Trinkgefäßen in Yongkang, China, vereinbart die Anteile für Mehr- und Mindermengen mit jedem Kunden und rechnet nach Menge ab. Die Abrechnungsgrundlage wird je Bestellung bestätigt.
BG Drinkware, ein Hersteller von Trinkgefäßen in Yongkang, China, kann mit dem Kunden Mehr- oder Mindermengen vereinbaren und rechnet nach Stückzahl ab. Die Abrechnungsgrundlage ist für die konkrete Bestellung zu bestätigen. Halten Sie sie zusammen mit der Mengentoleranz fest, bevor Sie aus dem Angebot des Herstellers eine verbindliche Kundenmenge oder einen Projektpreis ableiten.
Welche Mengen müssen getrennt definiert werden?
Unterscheiden Sie Bestellmenge, zulässigen Lieferbereich, verpackte und versandte Einheiten, erhaltene Einheiten und für die Veranstaltung nutzbare Einheiten. Weisen Sie die abgerechnete Menge separat aus. Die Zahlen beantworten unterschiedliche Fragen. Die Agentur muss wissen, welche Menge sie dem Kunden zusagt und welche der Lieferant abrechnet.
Definieren Sie eine einheitliche Zähleinheit. Ein Becher, ein vollständig verpackter Becher und ein Geschenkset mit mehreren Artikeln sind unterschiedlich zu zählen. Muss ein Geschenk für die Ausgabe Zubehör oder eine Schachtel enthalten, nehmen Sie dies in die Definition der nutzbaren Menge auf.
| Mengennachweis | Was die Agentur vereinbaren oder feststellen muss |
|---|---|
| Bestellte Menge | Anzahl und Art der bestellten Einheiten |
| Zulässige Mengentoleranz | Vereinbarte Unter- und Obergrenze und Menge, für die sie gelten |
| Verpackte und versandte Menge | Tatsächliche Einheiten je Produktversion und Verpackung |
| Erhaltene Menge | Tatsächlich eingegangene Einheiten mit dokumentierten Abweichungen |
| Nutzbare Menge für die Veranstaltung | Vollständige Einheiten, die die vereinbarten Ausgabeanforderungen erfüllen |
| Abrechenbare Menge | Ausdrücklich vereinbarte Stückzahl zur Berechnung des Rechnungsbetrags |
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Beginnen Sie bei einem Projekt mit Werbe-Trinkgefäßen mit der nutzbaren Menge, die der Kunde braucht. Vergleichen Sie das Angebot mit diesem Bedarf. Eine reine Prozentangabe lässt offen, auf welche Menge sich die Toleranz bezieht und welche Richtung und Grenzen gelten.
Wie hält man zulässige Mehr- oder Mindermengen fest?
Geben Sie an, ob mehr, weniger oder beides geliefert werden darf, und halten Sie die vereinbarten Grenzen für die betroffenen Produktpositionen fest. Markieren Sie Positionen mit exakter Stückzahl. Lassen Sie sich die Vereinbarung vor der Bestellung bestätigen. Eine allgemeine Bereitschaft zur Mengenabsprache legt noch keine Grenze für ein konkretes Projekt fest.
Bei einer festen Empfängerzahl kann der Kunde mit einer Minderlieferung unter Umständen wenig anfangen. Ein anderes Projekt kann eine festgelegte Spanne akzeptieren. Halten Sie die Entscheidung in der Vereinbarung für diese Bestellung fest. Die Agentur prüft, ob die vorgeschlagene Spanne ihre Kundenzusage abdeckt.
Wenn exakte Mengen nötig sind, lassen Sie sich für die gewählte Ausführung bestätigen, ob diese möglich sind. Fordern Sie einen etwaigen Aufpreis schriftlich an, bevor Sie dem Kunden ein Angebot machen. Dokumentieren Sie die tatsächliche Antwort des Lieferanten vor der entsprechenden Kundenzusage.
Halten Sie Packmengen von der Mengentoleranz getrennt. Bleibt bei der geplanten Aufteilung ein Karton teilweise leer, klären Sie die Verpackung, ohne die Bestellung stillschweigend auf- oder abzurunden. Zeigen Sie die vereinbarte Mengenverteilung nach Druckvorlage, Farbe oder Kundenvariante.
Mengentoleranz und Abrechnungsgrundlage gemeinsam festhalten
Halten Sie fest, welche Stückzahl abgerechnet wird und wie zulässige Mehr- und Mindermengen den Rechnungsbetrag verändern. Bestätigen Sie eine etwaige Budgetgrenze und den Umgang mit Mengen außerhalb der vereinbarten Spanne. „Abrechnung nach Menge“ ist erst eindeutig, wenn beide Seiten die zugrunde gelegte Menge benennen.
Lassen Sie den Lieferanten vorrechnen, wie die Konditionen an der Unter- und Obergrenze der Toleranz greifen. So kann die Agentur die möglichen Projektkosten prüfen, einschließlich der Frage, ob nach Bestellmenge abgerechnet wird und ob zusätzliche Stücke berechnet werden.
Das Kundenangebot braucht einen eigenen, klaren Leistungsumfang. Sagt die Agentur eine feste Zahl vollständiger Geschenke zu, muss sie die Differenz zwischen dieser Zusage und den bestätigten Mengenkonditionen des Herstellers berücksichtigen. Geben Sie die Fertigungstoleranz getrennt von der exakten nutzbaren Menge an.
Vereinbaren Sie etwaige Gutschriften, Nachlieferungen oder andere Lösungen bei Mindermengen ausdrücklich. Die Toleranz allein begründet weder eine automatische Erstattung noch Ersatz oder kostenlose Mehrmengen. Halten Sie die bestätigten Mengenkonditionen in den Bestellanhängen fest.
Was tun, wenn die gezählte Ware von der Planung abweicht?
Gleichen Sie versandte, erhaltene und nutzbare Mengen mit der Vereinbarung ab. Beschreiben Sie die Abweichung, bevor Sie Maßnahmen anfragen. Trennen Sie zulässige Mengenabweichungen von fehlenden Teilen, Mängeln und Transportschäden. Die Agentur muss wissen, ob die Lieferung im vereinbarten Bereich liegt und ob sie trotzdem genügend vollständige Geschenke für die Veranstaltung hat.
Nutzen Sie die Anforderungen an die Qualitätskontrolle zur Beurteilung von Ware und Verpackung. Eine Stichprobenprüfung belegt nicht die tatsächlich erhaltene Stückzahl. Die vereinbarte Mengentoleranz erlaubt keine mangelhafte Ware. Dokumentieren Sie bei einer Beanstandung die geprüfte und ungeprüfte Menge.
Reichen die nutzbaren Stücke für die Veranstaltung nicht, nennen Sie dem Lieferanten die festgestellte Fehlmenge, betroffene Varianten und den erforderlichen Übergabetermin. Prüfen Sie die verfügbaren Maßnahmen und deren kaufmännische Behandlung für diesen Fall. Eine Lösung nach der Veranstaltung kann für den Kunden zu spät kommen.
Schließen Sie den Mengennachweis mit der vereinbarten Behandlung von Mehrmengen, Fehlmengen oder nicht konformen Stücken und mit der Abrechnungsgrundlage ab. Gleichen Sie ihn mit der an den Kunden gelieferten Menge ab und weisen Sie offene Stückzahlen gesondert aus.
Fragen zur Mengenvereinbarung
Diese Fragen stellen Agenturen häufig, bevor sie Mengenkonditionen des Lieferanten zur Grundlage einer Kundenzusage machen. Es geht um Mängel, feste Prozentsätze, genaue Stückzahlen und Abrechnung.
Sind fehlerhafte Becher durch eine Mengentoleranz zulässig?
Nein. Halten Sie die zulässige Mengenabweichung getrennt von den Annahmeanforderungen für Produkt und Verpackung fest. Geben Sie an, ob sie für die versandte oder eine andere vereinbarte Menge gilt. Definieren Sie die nutzbare Menge für den Kunden. Melden Sie Abweichungen von der Spezifikation ausdrücklich als solche.
Verwendet BG Drinkware einen festen Prozentsatz für Mehr- oder Mindermengen?
BG Drinkware vereinbart die Anteile mit dem Kunden für die jeweilige Bestellung. Lassen Sie die zulässige Richtung, die Grenzen und die betroffenen Produktpositionen bestätigen. Halten Sie die Abrechnungsgrundlage daneben fest. Aus der Abrechnung nach Menge ergibt sich erst durch die Vereinbarung, ob die bestellte, versandte oder eine andere Menge zugrunde gelegt wird.
Kann eine Agentur eine genaue Stückzahl verlangen?
Nennen Sie die genaue Anforderung und bitten Sie um Bestätigung für das gewählte Produkt und die Dekoration. Fragen Sie nach Bedingungen und etwaigen Zusatzkosten. Warten Sie auf die Prüfung, bevor Sie dem Kunden die Menge zusagen. Schlägt der Lieferant eine Spanne vor, vergleichen Sie sie mit der Zahl vollständiger Geschenke, die für die Veranstaltung gebraucht werden.
Muss die Rechnung immer der versandten Menge entsprechen?
Richten Sie sich nach der ausdrücklich vereinbarten Abrechnungsgrundlage. Klären Sie, welche Stückzahl mit „Abrechnung nach Menge“ gemeint ist. Vergleichen Sie die Rechnung mit der vereinbarten Bezugsmenge und den zugehörigen Pack- oder Wareneingangsnachweisen. Klären Sie alle Abweichungen einschließlich der Behandlung zulässiger Mehr- und Mindermengen, bevor Sie den Mengenabgleich abschließen.
